Au moins tous les ans, il est nécessaire de se débarrasser des dossiers ou papiers inutiles dans les tiroirs sinon les anciennes factures d’électricité, les tickets de caisses, les reçus des guichets automatiques, les cartes postales ou courriers d’il y a des années vont occuper tellement de place qu’il vous sera difficile de ranger les nouveaux venus. Les jeter tout simplement dans une poubelle représente néanmoins un risque majeur. Il se peut qu’il y ait des informations confidentielles. L’usage d’un destructeur de documents s’impose. Découvrez en quelques lignes dans cet article tout sur cet équipement pratique aussi bien au bureau qu’à la maison.
Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?
Tel que son nom l’évoque, un destructeur de documents est un appareil, électrique ou manuel, qui sert à détruire les feuilles de papier. Grâce à des petites lames, chacune de celles-ci est rendue en longues bandes, en fines lamelles ou en confettis, pour être illisible et inutilisable. Mais la performance de cette machine n’est pas uniquement limitée aux papiers. Elle sert également à briser en mille morceaux les CD, les cartes bancaires, les trombones, les clés USB ou encore les agrafes.
Les différents types de destructeurs de documents
Le destructeur de documents se décline en plusieurs variétés sur le marché. Il peut être manuel ou électrique en fonction de la source d’énergie. Certains modèles sont à usage individuel et d’autres à usage professionnel.
Différents autres paramètres permettent également de les spécifier comme l’aspect des particules. Que ce soit des fines lamelles ou des confettis, les déchets sont appelés « particules ». Sur ce, on distingue le destructeur à coupe droite et le destructeur à coupe croisée.
Les déchiqueteurs électriques semblent les plus appréciés étant donné qu’ils fournissent plusieurs niveaux de sécurité. Le modèle manuel se révèle toutefois plus favorable dans certaines situations et est plus économique. Il convient entre autres aux activités de bricolage des élèves.
Le principe de fonctionnement de l’appareil
Le destructeur de documents fonctionne d’une manière très rudimentaire. Il suffit d’introduire dans une fente les objets à déchiqueter, qui entrent par la suite à travers les lames de couteaux ou les dents pour se transformer en mille morceaux.
Pour quel intérêt utiliser le destructeur de documents ?
Les documents ou dossiers renferment généralement des informations : adresse, identité, numéro de téléphone, d’assurance, de sécurité sociale ou de compte bancaire, etc. Importantes ou non, il est préférable que celles-ci n’atterrissent pas sous les yeux des curieux, encore moins des personnes malveillantes.
Même s’il s’agit d’un simple courrier, d’une petite carte postale, personne n’a le droit de les consulter. En détruisant vos papiers, il n’est plus possible de lire ou de récupérer leurs contenus. C’est une option intéressante pour éviter de se préoccuper d’un éventuel vol d’identité ou du piratage des données essentielles. Cet équipement permet en plus de diminuer la quantité de déchets et gagner de la place dans votre poubelle.
L’importance d’un tel équipement en entreprise
L’enjeu est plus vital dans le domaine professionnel. Bon nombre de renseignements jugés sensibles et confidentiels y sont stockés, comme les informations concernant les clients, les patients ou les salariés, les projets de la société, etc. Quand il est temps de les jeter, l’utilisation d’un destructeur de documents est très sollicitée. D’ailleurs, le processus de protection de données fait l’objet d’une obligation légale pour vous mettre en garde face aux concurrents.
Que dicte la loi ?
La loi RGPD ou Règlement Général de Protection des Données n’exige pas l’achat d’un destructeur de données. Pourtant, elle impose à toutes les entreprises, les administratifs, les associations ou les blogueurs à faire preuve de prudence et d’établir tous les moyens pour se protéger contre la diffusion, le vol ou le piratage des informations.
Comment choisir un destructeur de document ?
Pour assurer le bon fonctionnement d’un destructeur de documents, il faut prendre en compte plusieurs caractéristiques déterminantes. Certains modèles ne peuvent détruire que des papiers, d’autres sont capables de déchiqueter d’autres objets (trombones, agrafes, CD, cartes bancaires, clés USB, etc.). Votre choix dépend de vos besoins. D’autres facteurs entrent aussi en jeu comme la capacité en feuilles, le niveau de sécurité, le nombre d’utilisateurs, le type des rendus et surtout le budget. N’hésitez pas à comparer les différents modèles de destructeur de document.
Les différents critères de choix à prendre en compte
À cet effet, le niveau de sécurité est un élément à privilégier. Vous devez vous référer à la norme DIN66399, particulièrement conçue pour faciliter votre tâche en termes de destruction des données confidentielles. Un appareil qui fait uniquement des coupes droites ou en fibre peut être moins onéreux, mais son degré de sécurité est relativement bas. Les coupes en lanière ou croisées accordent une sécurité plus élevée. Les confettis assurent une protection maximale.
Se baser sur l’utilisation du destructeur
Le choix de l’appareil dépend également de son utilisation. Un modèle qui présente un niveau de sécurité maximal est plus adapté à un cadre professionnel. Sa performance, sa capacité et sa puissance y sont importantes du fait que la machine doit se charger de la destruction d’une bonne diversité d’objets au quotidien dans une entreprise. Sinon, un prototype classique suffit pour les particuliers ou des gens qui ne souhaitent que réduire en lamelles de simples papiers, cartes postales ou cartons de fine épaisseur.
Prendre en compte le nombre d’utilisateurs
Le nombre d’utilisateurs affecte aussi le choix d’un destructeur de document, surtout le volume de corbeille et la puissance de broyage. Un prototype d’une capacité supérieure à 30 litres est requis au cas où l’effectif des employés qui l’utilisent dépasse les 5 personnes. Les travailleurs en open space ont besoin d’un bac de récupération d’au moins 100 litres pour éviter de le vider tout le temps. Une déchiqueteuse est en mesure de broyer en simultané entre 1 et 50 feuilles.
Bien utiliser son destructeur de documents
Pour pérenniser votre destructeur de documents, il est nécessaire de l’utiliser à bon escient. C’est facile. Vérifiez avant de le mettre sous tension tous les éléments qui définissent sa capacité : type d’objet à détruire, nombre de feuilles maximal supporté, niveau de sécurité, etc. Évitez de forcer le processus et veillez à éteindre l’appareil après chaque utilisation. Vous devez également penser à faire un entretien régulièrement en vidant le bac, dépoussiérant les cylindres de coupe et lubrifiant la déchiqueteuse.
